Hjälpdokument för ny version av Start and Run. 

 

Det här dokumentet ger en förteckning över de funktioner som den nya versionen av Start and Run erbjuder. Uppgraderingen medför en hel del skillnader i arbetssätt, och dessa förändringar är absolut nödvändiga för att systemet i framtiden ska fungera på bästa och smidigaste sätt. Vi rekommenderar att du läser detta dokument innan du börjar använda systemet för att få en uppfattning om vad det erbjuder och hur det ska användas.

Vi hoppas på ert överseende under denna övergångsperiod och står beredda att svara på alla eventuella frågor som kan tänkas uppkomma.

 

Innehållsförteckning

 

 

Innan du sätter igång…

En del inställningar behöver göras innan du börjar använda den nya versionen av Start and Run för att systemet ska fungera på bästa sätt.

 

Anpassning av din webbläsare:

 

  • Ladda ner senaste versionen av Internet Explorer (6) om du inte redan har den installerad. Du hittar Internet Explorer på http://download.microsoft.com.
  • Tillåt popup-fönster från 24SevenOffice.com. Senare versioner av Internet explorer har en inbyggd ”popupdödare” vilken måste inaktiveras för 24SevenOffice.com. Detta gör du genom att klicka på linjen som kommer fram under adressfältet efter att du försökt logga in. Välj alternativet att alltid tillåta popupfönster från 24SevenOffice.com. Kontakta oss om du har problem att visa popup-fönstret.
  • Lägg in 24SevenOffice.com som en ”Tillförlitlig plats” i Explorer genom att gå in på menyn ”Verktyg” i Internet Explorer och välj ”Internet-alternativ”. Gå sedan in på fliken ”Säkerhet” och därefter på ”Tillförlitliga platser”. Klicka sedan på knappen ”Platser” och lägg till adressen *.24sevenoffice.com. Kryssa därefter bort krysset i rutan för ”Begär serververifiering”.
  • Möjliggör körning av ActiveX-komponenter från 24SevenOffice.com under ”Verktyg” > ”Internet alternativ” > ”Säkerhet” > ”Anpassad nivå”.

 

Anpassning av affärssystemet:

 

  • Ladda upp ditt företags logotyp under Firma > Ekonomi > Fakturainställningar.
  • Anpassa inställningarna för order/fakturering under Firma > Ekonomi > Fakturainställningar.
  • Ställ in vilka nummerserier du vill att fakturor och verifikationer ska börja på under ”Ekonomi” > ”Bokföring” > ”Nummerserier”.
  • Lägg in verifikationsmallar, dvs mallar för att underlätta skapandet av nya verifikationer. Detta gör du under Firma > Ekonomi > Bokföring > Verifikationsmallar. Läs mer nedan om hur du lägger in en verifikationsmall.
  • Kontrollera att standardkonto för försäljningstypen ”Inrikes kreditförsäljning” stämmer överens med det du vill ha. Detta hittar du under ”Firma” > ”Inställningar” > ”Ekonomi” > ”Typgrupper”.

 

 

Inloggning:

 

  • Fleranvändning: Inloggnings sker från www.24sevenoffice.com i rutan längst upp till höger. Det finns nu stöd för att ha flera användare på samma företag. Kontakta kundtjänst om ni vill lägga in fler användare. Annars sker inloggning med samma uppgifter som tidigare.

 

 

Kontaktregister (CRM)

Kontaktregistret har ersatts med ett kraftfullt CRM-system där du hanterar alla dina kontakter och har total kontroll över dessa. Du hittar här bland mycket annat all faktura-, korrespondens- och mötesinformation som är kopplad till kontakten.

 

  • Företag och kontakter: I den nya versionen skiljs det på företag och kontakter. Man kan koppla flera kontakter till ett företag.
  • Rabattmatris: Man kan här ställa in specifika rabatter på varje kund.
  • Kundreskontra: En reskontra specifik för varje aktuell kontakt.
  • Filområde: Här kan man ladda upp dokument och andra filer som är kopplade till kontakten.
  • Inställningar: Man har här möjlighet att ställa in specifika inställningar på den aktuella kunden, såsom språk på faktura, valuta, kontonummer etc.

 

 

Artikelregister

 

  • Produkthantering: Du hittar nu denna sektion under ”Ekonomi > ”Produkter” > ”Produkthantering”.
  • Kategorier: Varje produkt du sparar måste läggas i en kategori. Du skapar en ny kategori genom att högerklicka i den vänstra kolumnen och välja ”Ny kategori”. Alla produkter du lagt in i den förra versionen ligger nu samlade i kategorin ”Artiklar”.
  • Prisuträkning: Priset räknas ut på ett annorlunda sätt än tidigare. Man kan nu även ställa in olika priser för olika typer av försäljning (t.ex. kontant och kreditförsäljning).
  • Momsberäkning: Styrs nu av ”Typgrupper” där man ställer in vilka konton olika typer av försäljning (på samma artikel) ska bokföras.
  • Artiklar: Om du inte har några artiklar registrerade har vi skapat en artikel åt dig som heter ”Diverse”. Detta beror på att du måste lägga till minst en artikel när du skapar en faktura. När du lagt till artikeln på fakturan ändrar du namn och pris på den till det du vill. Vi rekommenderar emellertid att du bygger upp ett artikelregister för att förenkla din fakturering.

 

 

Order/fakturering

 

  • Kundreskontra: Man kan inte längre sätta status på en faktura som betald eller obetald, utan man använder sig istället av en kundreskontra. En skapad faktura hamnar i kundreskontran under öppna poster till dess att den blivit betald, då den hamnar under stängda poster.
  • Orderstatus: Du har nu möjlighet att ställa in status på en order. Under Orderstatus kan du sedan på ett strukturerat sätt se vilken status skapade ordrar har. Varje status utom ”Faktura” kan redigeras och raderas. När du skapat en med status ”Faktura” blir fakturan definitiv och bokförd (om du använder automatisk bokföring), och kan således inte ändras eller tas bort. Företag som använder sig av bokslutsmetoden vid fakturering (bokför endast betalningar av fakturor) ska välja status: Bokslutsfaktura. Detta innebär att fakturan EJ bokförs. När fakturan sedan blir betald sätts fakturans status till ”faktura” och sedan som betald i kundreskontran.
  • Rabatt: Rabatt kan nu ställas in på varje enskild artikelrad, och inte som tidigare enbart på hela fakturan. Du ändrar rabatten genom att ställa in önskad procentsats på den artikelrad du lagt till på fakturan. Rabatter kan även ställas in på varje enskild artikel under produkthantering, eller på varje enskild kund under inställningar.
  • Inställningar: Inställningar för ordrar/fakturor hittar du nu under ”Firma” > ”Inställningar” > ”Ekonomi” > ”Fakturainställningar”. Här kan du bland annat ändra utseende på olika orderstatus, ställa in påminnelseavgifter mm.
  • Avskiljare: Du kan nu lägga till avskiljare som artikelrader för att få en bättre struktur. Detta gör du genom att fylla i fältet linjetext med den text du vill ska synas och sedan trycka på antingen ”n” för neutral text eller ”b” för fet text.
  • Utskrift: Utskrift av faktura hittar du under När du försöker skriva ut en faktura första gången kommer du frågas om du vill genomföra en installation – på denna ska du svara ja för att installera utskriftsprogrammet. Innan du skriver ut en order måste du synkronisera utskriftsmallarna med din dator. Detta gör du genom att klicka på fliken ”Setup” i fönstret som kommer upp när du ska skriva ut en faktura och sedan på knappen ”Synchronise”.

 

Så här skapar du en ny order/faktura:

Gå in på ”Ekonomi” > ”Order / Faktura” > ”Ny Order / Faktura”.
Börja med att välja vilken kund du ska fakturera. Detta gör du genom att fylla i något av fälten till höger (t.ex. namn eller kundnummer) och sedan trycka på ”Sök” eller ”Enter”. När du hittat kunden du letar efter dubbelklickar du på den eller klickar ”Enter”, och ser då att kundens kontaktinformation dyker upp i fälten.

Under flikarna till höger om den som är markerad hittar du andra fakturainställningar. Så länge du har en annan orderstatus än ”Faktura” kan du gå in och göra ändringar på fakturan och även radera den, men när du satt den som ”Fakturera” går inte detta. Ett tips när du testar ordersystemet är att använda orderstatusen ”Erbjudande” så att du i efterhand kan ta bort eller ändra fakturan.

Efter att du valt kund och gjort de fakturainställningar du önskar, ska du välja vilka produkter fakturan ska innehålla. Detta gör du genom att använda sökfältet till vänster i fönstret. Om du lämnar fälten tomma och trycker på knappen ”Sök” får du upp alla produkter du lagt in. Du kan även söka på en specifik produkt genom att skriva in namnet på artikeln i sökfältet. När du hittat de produkter du vill lägga in dubbelklickar du på dessa, och ser då att en ny artikelrad läggs till på fakturan i fältet nere till vänster. Du kan ändra namn, pris, antal och rabatt på varje artikelrad genom att ställa dig i aktuellt fält och göra nödvändiga ändringar.

Efter att du är klar med fakturan klickar du på ”Spara” längst ner till höger för att Spara fakturan.
Om du valt orderstatus ”faktura” så kommer det även automatiskt att skapas en verifikation med samma verifikationsnummer som fakturanumret om du använder dig av bokföringsmodulen.

 

Så här skriver du ut en order/faktura:

Gå in på ”Ekonomi” > ”Order/faktura” > ”Sök order/faktura”.

Sök antingen efter en specifik faktura genom att fylla i aktuella fält eller klicka direkt på sökknappen för att söka efter alla fakturor som skapats. När du hittat fakturan du vill skriva ut högerklickar du på denna, och väljer sedan ”skriv ut order” > ”skriv ut order”. Du kommer nu att få upp ett antal frågor om installationer vilka du ska svara ja på (dessa frågor ställs bara första gången du ska skriva ut en faktura på ditt konto). Du kommer vara tvungen att gå in på ”Ekonomi” > ”Order/faktura” > ”Sök order/faktura” ännu en gång och välja ”skriv ut order” för att det ska fungera. När detta är gjort kommer du få meddelandet ”No templates installed”, vilket är helt i sin ordning. I fönstret som dyker upp finns det två flikar – ”Printing” och ”Setup”. Välj ”Setup” och klicka på ”Synchronize” längst ner till höger för att ladda ner de senaste utskriftsmallarna till din dator. När detta är gjort kan du gå tillbaka till fliken ”Printing” igen och välja utskriftsmall och vilken skrivare du vill göra utskriften på. Tryck sedan på ”Print”.

 

 

Planerare

 

  • Gruppkalender: Den största skillnaden mot den tidigare kalendern är att den nu delas med de andra användare som är registrerade på ditt företag. Kalendern är även ihopkopplad med CRM-systemet. Du klickar på en tidpunkt för att lägga in ett möte eller uppgift. Du kan infoga både personer och resurser (bilar, projektorer etc), skicka automatiska mötesinbjudningar och kontrollera andra anställdas tillgänglighet.

 

 

Bokföring

 

  • Inbetalningar: Betalningar på fakturor som skapats i föregående version måste registreras på kunden IB i kundreskontran. När du får en inbetalning skapar du en verifikation för denna. Du går sedan in i kundreskontran och länkar denna betalning med tidigare faktura. På det sättet nollas posterna och flyttas till ”Stängda poster”.
    Betalningar på fakturor som skapats i den nya versionen registreras genom att gå in under Ekonomi > Order/faktura > Kundreskontra. Till vänster söker du upp den aktuella kunden, högerklickar på den aktuella fakturan och väljer ny inbetalning. Välj datum och vilket konto pengarna går in på. När du gjort detta kommer inbetalningen automatiskt att bokföras och fakturan flyttas från öppna till stängda poster i kundreskontran.
  • Buntar: Innan du registrerar en verifikation måste du skapa en bunt där du lägger in dessa. Ett tips är att skapa en bunt för varje datum. Du kan när som helst spara en bunt du arbetar med och fortsätta på den senare eller gå in och göra ändringar. Men när du klickar på ”Bokför” .
  • Mallar: Verifikationsexemplen har nu ersatts med Mallar. Man skapar sina egna mallar och förenklar på det sättet förfarandet när man skapar verifikationer som involverar samma konton.


Så här skapar du en verifikationsmall:
Du hittar länken ”Verifikationsmallar” under ”Ekonomi” > ”Bokföring” > ”Verifikationsmallar”.
Om den aktuella verifikationsmallen endast avser endast två konton räcker det med en mall. Du fyller då in nödvändiga uppgifter - numrering, namn och vilka konton debet och kredit avser. Lämplig numrering är att ta vid där serien i kolumnen till vänster slutar.
Om den aktuella verifikationsmallen avser fler än två konton måste du skapa så många mallar som kontot innehåller. Dessa verifikationer ska numreras inom samma tiotal, dvs i formatet 141,142,143. Varje ny typ av verifikationsmall startar på ett nytt tiotal.

 

Så här skapar du en verifikation utifrån en verifikationsmall:
OBS! Innan du skapar en verifikation krävs det att du gjort en verifikationsmall!
Ställ dig i fältet Sort och tryck på ”pil ner” på tangentbordet för att välja den verifikationsmall du ska använda. Verifikationsmallar som involverar mer än två konton är uppbyggda i flera delar. Se t.ex. kontant försäljning av varor. Denna verifikationsmall består av 140, 141 och 142, alltså tre delar. Du markerar först med piltangenten 140, och trycker sedan Enter på tangentbordet för att välja posten. Tryck Enter igen för att komma till nästa aktuella fält – i det här fallet ”Datum” här skriver du in aktuellt datum och bekräftar med Enter (alternativt trycker bara Enter för att välja dagens datum) och hamnar därefter i fältet ”Belopp”. När du tryckt Enter igen hamnar du i fältet ”Kommentar”, och därefter på knappen ”Lägg till”. Efter du tryckt på den här knappen har du lagt till den första debetraden i verifikationen. Upprepa samma procedur för 141 och 142, och därefter är du klar med verifikationen. När du gjort de verifikationer som bunten ska innehålla klicka du på ”Spara” för att spara bunten, eller ”Bokför” för att bokföra den.